第1篇 信息系统概论

第3章 管理系统与信息技术应用

3.1 信息技术管理的理论框架

        信息是企业实施管理和控制的依据，是企业内外部联系的纽带。专门从事信息技术管理的国际性组织ISACA设计了一个信息技术管理的理论框架，被称为：COBIT。COBIT（Control Objectives for Information and related Technology）：即信息系统和技术控制目标，是成立于1969年的美国信息系统审计与控制协会（ISACA），于1996推出的用于“IT审计”的知识体系。

 COBIT强调所有企业必须重视信息技术的管理，表现如下：
（1）企业对信息和信息传递系统的依赖越来越强
（2）信息系统的脆弱性和风险威胁越来越广泛；
（3）信息和信息系统投资成本问题越来越突出；
（4）技术引发的组织变革和商业模式变革越来越剧烈；
（5）技术创建就业机会和降低成本的潜力越来越明显。

3.2数据与信息

3.2.1 数据与信息的概念

（1）信息的定义：信息是对事物的状态、特征、运动及变化的描述。

（2）数据的定义：数据是对事物状态和特征的表述符号，是信息的载体。

3.2.2 数据与信息的区别

（1）数据是物理的，而信息是释义的；信息是对数据的解释，是数据含义的体现。

（2）数据反映了事物的表象，往往是零散的，是对原始事实和状态的直接记录；而信息反映了事物的本质，往往是相互关联的，是数据加工后形成的认识和概念。

（3）信息比较稳定，不随载体的性质而随意改变；而数据的形式往往变化多端，很容易受载体性质的影响。

（4）数据是信息的重要来源，可用人工或自动化装置，对数据进行通信、翻译和处理；信息是根据一定的规则对数据所承载的事实进行组织后的结果。

（5）从数据到信息要经过一个转换过程，即数据处理过程；数据的选择、组织和系统化等处理过程往往要在知识的辅助下完成。

3.2.3 信息的递归定义

    企业的管理活动具有广泛性和连续性，包括多重决策或控制过程。从连续的决策过程看，每个前项处理过程的输出都可能是后续处理过程的输入。这样，对单个单项数据而言，它既可以是数据也可以是信息，在不同的数据处理阶段充当不同的角色，这种现象被称作信息的递归定义。

3.3 管理信息

3.3.1 定义

    那些对人们所从事的社会经济活动有用的、可影响和控制生产、服务或经营活动的信息统称为管理信息。

3.3.2 分类

与信息产生的客体相联系，信息可分为：

1.自然信息。

2.生物信息。

3.机器信息。

4.人类社会信息等。

3.3.3 性质

    正确性、完整性、及时性、可靠性、相关性、层次性、简单性、经济型、安全性、可处理性、可访问性、可检验性。

3.3.4 特点

（1）数据来源的广泛性。

（2）信息资源的共享性。

（3）信息形式的多样性：信息以多种多样的数据形式为载体。

（4）信息发生、处理、使用在时空上的不一致性。

（5）信息价值的不确定性。

（6）信息生命周期的主观性：管理信息一般都要经历最初捕获、组织、处理、使用、最终消亡。

3.4 信息时代的企业与管理

3.4.1 现代企业的运作

（1）及时准确地收集信息来把握市场需要，支持自身产品或服务的开发。

（2）采用计算机和通信技术支持组织的运作管理。

（3）建立有效的业务流程和管理方式，提高管理效益。

3.4.2 组织管理方式的变革

3.4.2.1 信息技术对企业的作用

    信息技术应用水平的提高可以明显改善企业的经营绩效，并帮助企业实现管理目标，主要表现有：
（1）提高企业的生产率。

（2）减少浪费、降低成本。

（3）改善和提高决策质量。

（4）改善客户关系。

（5）开发新的战略性应用。

（6）构建更为有效的商业模式。

3.4.2.2 企业的组织变革

（1）需要扩充原有的信息中心，集中管理通信安全问题。

（2）需要使操作环节自动化或者精简某些环节，使流程更短更快。

（3）需要汇聚分散在各处的零散资源，减少资源浪费。

（4）需要调整作业顺序，将可以并行的活动连接起来。

（5）需要对质量过程精确监控。

3.4.3 企业活动中的信息

    对企业而言，信息是推动企业中所有活动的能动性因素。

    企业中的信息类型分类的标准有三种：按稳定性分类；按决策层次分类和按其他方式分类。

3.4.3.1 按稳定性分类
（1）静态信息：具有相对的稳定性，可用计算机文件和数据库进行相对长久的保存；并在一段时间内不必更新，可以被重复查询使用。如：员工生日、身份证号码等信息。
（2）动态信息：反映业务活动或进程的实时状态，时效性比较强，随着业务活动的进展，信息内容要随时提取和更新，否则就成了过时信息。如：员工工龄和年龄等信息。

3.4.3.2 按决策层次分类

（1）战略信息：使用者为高层管理者。信息来源广、使用寿命长、加工方法较为灵活，但对信息的精确程度要求不是很高。

（2）业务信息：使用者为基层业务人员和管理人员，用来执行制订好的计划，信息来源较为单一、但数量大变化快，信息使用寿命较短、教工方法相对固定，信息的精确程度较高。

（3）战术信息：为中层管理者所使用。信息的使用寿命和精确性介于前两者之间。

3.4.3.3 按其他方式分类

（1）以信息所依附的载体为依据：文献信息、口传信息、电子信息、生物信息等。

（2）信息加工程度：原始信息和二次信息。

（3）与组织边界相联系：内部信息和外部信息。

3.5现代企业的信息处理要求

3.5.1 基本要求

要获得可用性好的信息，并将其用于企业的流程管理和绩效改善之中。企业需要借助信息技术来应对三方面的经营压力：

（1）来自经济全球化、强大的竞争对手、强势客户及企业实时运作的市场压力。
（2）来自技术创新、知识管理、信息爆炸等新技术的压力。
（3）来自企业的社会责任、政府管制、法律和伦理约束的社会压力。

3.5.2 信息可用性要求

（1）及时性

（2）准确性

（3）适用性

（4）经济性

3.5.3 传统行业的信息化

    现代企业常用的信息管理技术包括：实行以客户为中心的流程再造，建立商业联盟，实现电子商务，建立提高物流效率或战略管理的信息系统等。

    传统行业，利用信息技术改善原有运作方式和业务流程。如：制造业——将零散订单汇总收集起来，按需生产服务业——以客户为中心，主动服务商业企业——提供网上订货和采购，缩短供货流程

3.6 应用体系

3.6.1 组织内信息系统

    安东尼认为，经营管理活动可以分成作业层、管理层和战略层。

3.6.1.1 作业层的信息需求

 作业层由组织的作业层经理构成，如车间主任。作业层经理关注：

（1）内部信息源。
例如，为客户开发票时所需要的数据来源于销售合同及运输凭证。

（2）结构化信息。
例如，入库单 ，发票上的各项数据由于格式不同而能相互区分开来。

作业层的需求有如下特点：
（1）重复性。

（2）可预见性。

（3）详细性。

（4）高精确性。

3.6.1.2 管理层的信息需求

    管理层由组织的中层经理构成，如市场总监。他们负责实施组织的目标，对组织内部的各种资源进行有效利用，计划并控制组织的活动，对计划的实施情况进行检查，以确保目标的实现。

    管理层需要对业务数据进行概括、集中和分析，需要一系列不同的报表，如汇总报表、常规报表和异常报表等。其信息特点如下：

（1）阶段性。

（2）可以性。

（3）概括性。

3.6.1.3 战略层信息需求

    战略层主要高层经理或资深管理者构成，如公司总经理、CEO。他们负责确定组织的目标和发展方向、制定实现该目标的长远策略，并负责与外部环境进行联系，如进行市场预测、新产品开发，同重要供应商或客户、政府部门进行沟通等。

    战略层在实施战略计划不仅需要企业内部数据还需要企业外部数据。他们比较关注：

（1）外部信息源。

（2）非结构化信息。

其信息特点如下：

（1）随机性。

（2）概括性。

（3）预测性。

（4）异常性。

3.6.2 组织中的信息系统

（1）事务处理系统（TPS）

（2） 管理信息系统（MIS）

（3） 决策支持系统（DSS）

（4） 经理信息系统（EIS）

（5） 办公自动化系统（OAS）

（6） 知识工作系统（KWS）

（7）组织间信息系统（IOS）